Tien aandachtspunten bij de selectie van een hotelreserveringssysteem

Als gespecialiseerde websitebouwer voor de hotelbranche krijgen wij  regelmatig de vraag welk hotel reserveringssysteem, ook wel booking engine genoemd, het beste zal functioneren binnen de website van het hotel. Een kort antwoord kunnen wij helaas niet geven, daarom hebben wij voor hoteliers de onderdelen beschreven die in onze optiek belangrijk zijn voor de succesvolle integratie van een goed presterend reserveringssysteem in een website.

Wat is een reserveringssysteem?

Met een hotel reserveringssysteem kunnen bezoekers van uw website direct, op basis van actuele prijzen en beschikbaarheid, een (kamer)reservering maken. Hierdoor functioneert de hotelwebsite als effectief verkoopkanaal. Het voordeel is dat er geen commissie betaald hoeft te worden zoals bij ‘third party’ boekingswebsites. Een goed reserveringssysteem levert dus een directe besparing op. Vandaar dat de keuze voor een reserveringssysteem zeer belangrijk is. In onderstaande lijst 10 aandachtspunten die u helpen de juiste keuze voor een reserveringssysteem te maken.

1.       Integratie binnen de hotelsite

Om bezoekers van uw website zo eenvoudig mogelijk een reservering te laten maken, kan het handig zijn kalendervelden voor de aankomst- en vertrekdatum (of aankomstdatum en het aantal nachten) toe te voegen. Hiermee kunnen bezoekers direct de gewenste data invullen en vanaf hier het reserveringstraject in gang zetten. Eventueel kunnen deze velden vervangen worden door een reserveringsknop of kalenders waarop de beschikbaarheid en eventueel de prijzen al zijn aangegeven.

Nadat een bezoeker het reserveringstraject in gang heeft gezet wordt het reserveringssysteem weergegeven. Dit kan op verschillende manieren:

a. Binnen de lay-out van de eigen hotel website. Dit heeft als voordeel dat de bezoeker niet of nauwelijks merkt dat het reserveringstraject in gang is gezet. Daardoor is dit gebruiksvriendelijk voor de bezoeker en levert deze vorm over het algemeen een hoge conversie (look-to-book-ratio) op.

b. Het reserveringssysteem kan in een nieuw venster geopend worden. Let er daarbij op dat de lay-out van het reserveringssysteem wel aansluit op de lay-out van uw website om betrouwbaar over te komen.

c. Een derde mogelijkheid is dat het reserveringstraject in een zogenaamde light box wordt geopend. Dit is een venster dat over de website heen valt. Het nadeel is dat dit niet op alle tablets en browser goed werkt en dat de ruimte voor het reserveringstraject beperkt kan zijn.

Over het algemeen kan gesteld worden dat een soepel en gebruiksvriendelijk reserveringstraject zorgt voor meer gebruiksgemak, betrouwbaarheid en daardoor meer reserveringen.

2.       Gebruik op smartphones en tablets

Steeds meer (potentiële) hotelgasten maken gebruik van een smartphone of tablet om informatie over een hotel te vinden. Om ook direct reserveringen mogelijk te maken raden wij aan deze groep websitebezoekers de mogelijkheid te bieden tot het maken van een kamerreservering door middel van een reserveringssysteem dat voor smartphones en tablets geoptimaliseerd is. Een zogenaamd ‘mobiel’ reserveringssysteem bevat minder en kortere invulvelden, overzichtelijke stappen en is makkelijk te gebruiken op kleinere beeldschermformaten.

3.       Reserveren van arrangementen en aanbiedingen

Om websitebezoekers te verleiden tot een aankoop werken veel hotels met arrangementen. Deze kunnen bestaan uit een overnachting in combinatie met het gebruik van bepaalde faciliteiten, activiteiten of bezienswaardigheden. Ook is het mogelijk om speciale tarieven te bieden voor gasten die een minimaal aantal nachten verblijven (bijvoorbeeld 3 voor de prijs van 2, of bij 6 nachten, de 7e gratis). Deze arrangementen kunnen ervoor zorgen dat het hotel op een slimme wijze concurreert met boekingwebsites.

Wanneer het hotel arrangementen aanbiedt, moeten deze ook direct vanuit de eigen website boekbaar te zijn. Hierbij kan men bij het ‘algemene’ reserveringstraject de keuze maken uit een speciaal arrangement of aanbieding. Om een hogere conversie op de aanbiedingen binnen de website te verkrijgen is het slim wanneer via een knop de prijzen en beschikbaarheid van een specifiek arrangement of aanbieding opgevraagd kunnen worden.

4.       Reserveren van specifiek kamertype

De meeste hotels bieden verschillende kamertypes aan. Om websitebezoeker eenvoudig de keuze voor een kamertype te laten maken raden wij aan om de verschillende kamertypes in een overzicht op de website weer te geven. Per kamertype kan er dan direct een ‘boek nu’ knop geplaatst worden. Deze knop moet verwijzen naar het reserveringstraject voor het geselecteerde kamertype. Dit zorgt er voor dat bezoekers heel eenvoudig de door hen gewenste kamer kunnen reserveren.

5.       Promotie- en kortingscodes

Terugkerende gasten kunt u verleiden tot nieuwe reserveringen via de eigen hotelsite door een speciale code mee te geven bij de check-out. Met deze code kan er bijvoorbeeld tegen gereduceerde tarieven gereserveerd worden. Dit zelfde kan gelden voor groepen, corporate bookers of bijvoorbeeld Facebook fans. Om deze functionaliteit aan te kunnen bieden moet het reserveringssysteem de mogelijkheid van promotiecodes ondersteunen.

6.       Up sell items

Om het verblijf van hotelgasten te veraangenamen bieden de meeste reserveringssystemen de mogelijkheid om up sell items aan te bieden. Dit kan een extra omzetbron zijn voor uw hotel en gasten kunnen hiermee hun verblijf op maat inrichten.

7.       Google Analytics integratie

Om de resultaten van het hotel reserveringssysteem op een goede manier te meten is statistische informatie over de prestaties van het systeem binnen uw website een absolute must. Een eenvoudige manier om deze informatie te verkrijgen is het activeren van e-commerce tracking binnen Google Analytics. Helaas bieden niet alle reserveringssystemen dit als een standaard aan.

8.       Online betalingen

U kunt van uw website een direct omzetkanaal maken door een reserveringssysteem met betaalmodule te selecteren. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld ‘non-refundable’ tarieven aanbieden. Naast dat het voor de gast gemakkelijk kan zijn om alles in een keer vooruit te betalen, ontvangt u als hotelier uw omzet al bij het moment van de reservering.

9.       Kosten

Grofweg hanteren aanbieders van reserveringssystemen drie verschillende kostenmodellen:

1. Flatfee / Abonnementsbedrag. Dit is de meest transparante manier waarbij u een vast bedrag betaalt, ongeacht de omzet of het aantal reserveringen.
2. Booking Fee. Hierbij betaalt u een vast bedrag per reservering. Als u veel reserveringen via uw eigen website krijgt, kan dit een nadelig model zijn.
3. Commissie: u betaalt een percentage over de omzet. Net als bij de booking fee kan dit een ongunstig model zijn wanneer u veel reserveringen (en dus omzet) via de eigen website genereert.

Bij de keuze uit een reserveringssysteem is het goed om in te schatten wat het aantal te verwachte reserveringen over een bepaalde periode kan zijn. Hiermee kunt u de tarieven en de verschillende opties van de aanbieders van reserveringsystemen op een doordachte manier vergelijken.

10.   Aansluiting met PMS / Channel Manager

Binnen de hotellerie worden diverse PMS en Channel Management systemen gebruikt. Een reserveringssysteem is hier een van en deze staat veelal niet op zichzelf. Een gemiddeld hotel maakt ook gebruik van een Property Management Systeem (PMS) en Channel Manager. Om de tarieven en beschikbaarheid van het reserveringssysteem eenvoudig te kunnen bijhouden kan het handig zijn als het reserveringssysteem direct gekoppeld is aan het PMS. Als dit een zogenaamde two-way verbinding is, dan worden reserveringen gelijk getransporteerd naar uw PMS en hoeven deze niet meer handmatig ingevoerd te worden. Voor het koppelen van een reserveringssysteem met een PMS kan er ook een Channel Manager gebruikt worden. Vraag dus aan de aanbieder met welke Property Management Systemen en Channel Managers er aansluitingen te maken zijn.

Ook zijn er PMS aanbieders die zelf een reserveringssysteem aanbieden. Vaak zijn dit echter bijproducten die aan niet veel van bovengenoemde functionaliteiten voldoen.

Tot slot

Elk hotel is uniek door haar specifieke kenmerken zoals aantal kamers, ligging, marktsegmentatie, etc. Om een afgewogen keuze te maken voor een reserveringssysteem dienen deze kenmerken afgezet te worden tegen de bovengenoemde  aandachtspunten. Mocht u vragen hebben over de mogelijkheden van een goed reserveringssysteem voor uw hotel in relatie tot uw website, dan praat ik u hier graag over bij.

Door: Thomas Dieben | Becurious Digital Marketing Strategies For Hotels

Op zoek naar webdesign op maat voor jouw hotel? Bekijk Webdesign op maat voor hotels

Door Thomas Dieben
Founder